Siva je barva, ki se ji želite izogniti

Pri vodenju projektov sta hrbet in bela vaša prijatelja - motno siva ni. Kot vodja projekta se želite ukvarjati z jasnimi in preverjenimi informacijami, ne s predpostavkami. Ko so predpostavke narejene in niso potrjene, se naredijo napake, časovni okviri se zamujajo in projekti ne uspejo.

Predpostavke so nevarne stvari in tako kot vse nevarne stvari, ki jih je treba narediti – bombe, na primer, ali jagodni kolač – če naredite še najmanjšo napako, se lahko znajdete v strašnih težavah. Predpostavljanje preprosto pomeni, da verjamete, da so stvari na določen način, z malo ali brez dokazov, ki bi pokazali, da imate prav, in takoj lahko vidite, kako lahko to vodi v strašne težave. Na primer, nekega jutra se lahko zbudite in domnevate, da je vaša postelja na istem mestu, kot je bila vedno, čeprav ne bi imeli pravega dokaza, da je tako. Ko pa vstanete iz postelje, boste morda odkrili, da je izplavalo v morje, in zdaj bi bili v strašnih težavah, vse zaradi napačne domneve, ki ste jo naredili. Vidite, da je bolje, da ne delate preveč domnev, zlasti zjutraj."

― Lemony Snicket,
Akademija Austere

Kot Lemony Snicket of Serija nesrečnih dogodkov stanja, so domneve nevarne. Redko temeljijo na dejstvih, domneve temeljijo na osebni perspektivi - ne na realnosti. Predstavljajte si, kako lahko to vpliva na vašo sposobnost upravljanja ekipe, če vi – in drugi – predpostavljate v zvezi z nečim tako integralnim, kot je dokončanje naloge. 

Metoda uspeha projekta uporablja upravitelje dejavnosti, da zagotovi, da je vsaka naloga opravljena. Med sejo načrtovanja za kateri koli projekt je pomembno ustvariti strukturo razčlenitve dela – seznam vseh projektnih dejavnosti vsega, kar si lahko vaša ekipa trenutno zamisli. V tem trenutku je tukaj pomemben, ker se redko zgodi, da celo najboljše ekipe ujamejo vsako posamezno nalogo, ki jo je treba opraviti na samem začetku projekta. Dejavnosti ne bodo potekale v določenem vrstnem redu, saj zaporedje še ne bo izvedeno. Prav tako ne bodo nujno imeli lastnika ali trajanja. To bo dobesedno samo seznam dejavnosti.

Te naloge pa ne morejo ostati brez lastnika. Vsaki nalogi je treba dodeliti lastnika – to je upravitelja dejavnosti – ena oseba na dejavnost. Vodja dejavnosti se strinja, da bo poskrbel, da bo delo opravljeno. To je oseba, ki pogleda vodjo projekta in reče: »To je moja naloga. Poskrbel bom, da se bo to zgodilo.” To ne pomeni, da so se strinjali, da bodo sami opravljali fizično delo, le da se strinjajo, da bodo edina kontaktna točka glede dejavnosti. Koncept enotne kontaktne točke je zelo pomemben, saj zmanjšuje zmedo in dodaja jasnost o tem, kdo je lastnik naloge.

Pri projektnem delu so črno-beli vaši prijatelji, siva je vaš sovražnik. Vse, kar je sivega in dvoumnega, se bo na sodišču za vodenje projektov uporabilo proti vam. Predpostavke ustvarjajo pričakovanja, ki temeljijo na nič več kot na čem jo misliti je realnost, ne kaj v resnici is realnost. Uspešno vodenje projektov ne deluje v sivini – črno-belo je ključnega pomena za vaš uspeh. Vse, kar je sivega in dvoumnega, se bo na sodišču za vodenje projektov uporabilo proti vam.