Google je pravkar predstavil Simplicity Sprints. Tukaj je vaša DIY različica

Konec julija, Google je objavil svoj prvi Simplicity Sprint, katerega cilj je "boljši rezultati v krajšem času." Po besedah ​​izvršnega direktorja Sundarja Pichaija bo Simplicity Sprints pritegnil zaposlene k delu z večjo jasnostjo in učinkovitostjo; ugotavljanje, katere hitrostne ovire bi lahko odstranili za boljše in hitrejše rezultate; in kako podjetniško pristopiti k odpravljanju odpadkov.

Večina nas svojega dela ne poenostavi, ker ne vemo, kje začeti. Kaj bi morali najprej poenostaviti? In kako si vzamete čas za to? Poleg tega, kako veste, kaj je birokracija podjetja in delo, ki ga lahko spreminjate?

Ta ista vprašanja sem postavil pred desetletjem, ko sem začel intervjuvati ljudi po vsem svetu o tem, kaj je postalo Zakaj Simple Wins. Šokantno je, da sem naletel na zelo malo rešitev za kompleksnost delovnega mesta. Razen programske metodologije Agile in Lean Six Sigma — sinonima za velike proizvajalce v 90. letih — organizacije niso imele veliko možnosti za poenostavitev.

Danes ne potrebujete vojske vodij projektov ali dragih svetovalcev, da bi si poenostavili delovnik. Vse, kar potrebujete, je želja po spremembi — in pripravljenost preizkusiti spodnje šprinte DIY.

1. Poenostavite vsak obrazec/dokument/poročilo, ki zahteva več kot 30 minut ali tri zaposlene. Kateri dokumenti, obrazci ali poročila so za vašo organizacijo zamudni? Ali veste, ali katera druga ekipa podvaja enak trud ali podatke? Poiščite takojšnje priložnosti za poenostavitev tako, da navedete vsak obrazec/dokument/poročilo, ki traja več kot 30 minut ali zahteva več kot tri člane ekipe, da jih izpolnite.

Od tu se odločite, katere od teh nalog bi lahko poenostavili, začasno ustavili ali odpravili. Če potrebujete vstop nekoga na višjem položaju, uporabite jezik, ki temelji na rešitvah, da oblikujete svojo zahtevo (tj. »ta sprememba bo naši ekipi omogočila, da X tedensko posveti strateškim ciljem, kot sta Y ali Z«). Če nihče ne zamudi opravila do naslednjega četrtletja in ni negativnega vpliva, ukrepajte in ga za vedno izbrišite.

2. Spodbujajte in nagrajujte zaposlene, ki ustvarjajo rešitve, ki poenostavljajo frustrirajoče procese ali zamudno opravilo. Ko naši zaposleni ustvarjajo rešitve, je to znak, da proces ali sistem upočasnjuje njihov potek dela. Ob predpostavki, da zdravje ali varnost nikogar nista ogrožena, sem velik oboževalec rešitev. Obstajajo na stičišču poenostavitve in inovacije kot priložnosti za opolnomočenje članov ekipe in povečanje produktivnosti organizacije.

Za začetek odstranjevanja ozkih grl in nagrajevanje tistih, ki poenostavijo vaše poslovanje, objavite mesečno tekmovanje za najučinkovitejšo rešitev. Povabite ljudi z vseh področij in ravni vašega podjetja — in odstranite imena/enote udeležencev iz prispevkov, da se izognete pristranskosti sodnikov. Merila za »najbolj učinkovito« se bodo razlikovala glede na vašo panogo in velikost organizacije, vendar se prepričajte, da bo nagrada za rešitve dejansko motivirajte svoje zaposlene.

3. Gostite tedenske ali mesečne poenostavljene seje. Povabite zaposlene in vodstvo, naj pridejo pripravljeni identificirati nalogo, sestanek ali proces, ki je po nepotrebnem zapleten ali odvečen. Cilj je odpraviti, oddati ali poenostaviti čim več teh nalog med sejo. Razmislite o tem, da bi ta srečanja organizirali na kraju samem kot veselo uro ob 4 – brezplačno pivo in prigrizki običajno spodbujajo udeležbo – ali pa jih načrtujte ob zlata ura za vaše porazdeljene ekipe.

Vsaka organizacija si želi boljše delovanje. In preprostost je vaša pot naprej. Začenši s tremi zgornjimi taktikami, lahko začnete odpravljati kompleksnost in ustvarjati prostor za bolj smiselno delo. Ne samo, da lahko te sprinte izvajate virtualno, osebno ali hibridno, lahko jih zamenjate za neproduktivne sestanke ali poročila, ki jih vi in ​​vaša ekipa odpravite.