4 nasveti za povečanje vaše verodostojnosti

Učinkovito komuniciranje je nedvomno ena najpomembnejših veščin za vaš uspeh pri delu – in v preostalem življenju. Ko lahko artikulirate svoje stališče, izrazite sočutje in briljantno predstavite svoj primer, gradite verodostojnost, zaupanje, odnose in napredujete v svoji karieri.

Na žalost pa je komunikacija lahko tudi izziv – s premalo časa, preveč ločnicami med ljudmi in toliko zapletenimi idejami, ki jih je treba deliti. Toda nova študija dokazuje, kakšne vrste komunikacije ljudje cenijo – in s tem, kako lahko najbolje sodelujete z drugimi in izkoristite koristi.

Komunikacija ima velik vpliv

Komunikacijske veščine pomembno vplivajo na učinkovitost in verodostojnost. Dejansko so člani ekipe bolj zavzeti, učinkoviti in celo optimistični, ko za vodje velja, da komunicirajo učinkoviteje – z več topline in moči –, je pokazala študija Univerza v Bologni in Wilmar Schaufeli z Univerze v Utrechtu.

In v drugi študiji, ki jo je opravil Univerza v Münstru, so ljudje pri ocenjevanju verodostojnosti in verodostojnosti vsebine in strokovnjakov ocenili komunikacijski slog nad strokovnimi referencami.

Izziv

Kljub temu je komunikacija za mnoge izziv in 59 % delavcev, ki delajo na znanju, je zaskrbljenih zaradi zmanjšane učinkovitosti komunikacije, zlasti ker delajo hibridno – glede na študijo Grammarly. Vodje podjetij v študiji ocenjujejo, da člani njihove ekipe izgubijo v povprečju 7.5 ur na teden zaradi slabe komunikacije, pri čemer jih 72 % poroča, da ima njihova ekipa težave z učinkovitostjo komunikacije.

Poleg tega je 90 % ljudi dejalo, da ima slaba komunikacija negativne učinke, kot so povečani stroški (45 %), zamujeni roki (39 %), padec ugleda blagovne znamke (34 %) ali zmanjšana produktivnost (28 %). In študija avtorja Pumble je pokazalo, da 86 % ljudi meni, da je pomanjkanje učinkovite komunikacije in veščin sodelovanja glavni vzrok za neuspeh na delovnem mestu – in da lahko učinkovito komuniciranje ekip poveča produktivnost za kar 25 %.

Boljša komunikacija

Možno pa je učinkoviteje komunicirati in uživati ​​več koristi komunikacije – kot so večja verodostojnost in boljši odnosi.

#1 – Bodite izbirčni

E-pošta je lahko slaba glasba kot zapravljalec časa, vendar jo ima večina ljudi raje. Pravzaprav glede na študijo, ki jo je Kariera v živo, je na vrhu seznama glede na to, kako ljudje želijo komunicirati pri delu. To so priljubljene oblike delovne komunikacije ljudi:

• E-pošta, 49 %
• Telefonski klici, 23 %
• Aplikacije za takojšnje sporočanje, 21 %

In v svetu s preveč sestanki je e-pošta lahko dobrodošla alternativa. V študiji avtorja mmhmm57 % ljudi je dejalo, da bi se sestanku lahko izognili s pogosto ali zelo pogosto uporabo elektronske pošte.

Zavedajte se, kaj imajo ljudje na splošno raje, in samozavestno uporabljajte e-pošto – še posebej, ko lahko e-pošta nadomesti sestanek. Poleg tega uporabite pravilo petih z e-pošto. Če bo branje e-pošte trajalo dlje kot pet minut, bo vsebovalo več kot pet vrstic ali bo zahtevalo več kot pet izmenjav za razrešitev, je morda bolje, da dvignete slušalko. Po drugi strani pa je e-pošta morda popoln način komunikacije, če morate sporočiti veliko podrobnosti, na katere se bodo ljudje morali sklicevati pozneje.

Upoštevajte pa tudi, kaj imajo posamezniki raje. Za nekatere je pošiljanje sporočil v službene namene neprimerna kršitev meja, za druge pa dobro sprejeto. Ali pa v nekaterih primerih morda pogrešate nekoga v klepetu Teams, vendar ga zlahka ujamete v e-pošti. In za prodajalca, ki je vedno v svojem avtu, so telefonski klici morda najboljši.

#2 – Pojdite v živo

Čeprav je veliko dela šlo na daljavo, je komunikacija v živo še vedno izjemno pomembna. Glede na študijo LiveCareer se je 83 % anketirancev strinjalo, da bo spletna komunikacija bolj verjetno povzročila nesporazume kot osebna komunikacija. Zanimivo (ali zastrašujoče), je bilo to še posebej res v zdravstvu, kjer je 97 % verjelo, da spletna komunikacija povzroča zmedo.

In 81 % ljudi je ugotovilo, da je spletna komunikacija zamudnejša od osebne komunikacije. Povezava lahko traja dlje, a ko jo vzpostavite, boste verjetno lažje reševali vprašanja ali osebno delili informacije.

Čarobnost komunikacije iz oči v oči je seveda gostota informacij, s katerimi lahko delate. Delite lahko nianse informacij in čustev, povezanih s težavo, in hitro dosežete rešitev, ko lahko vključite neverbalne informacije, ki izhajajo iz razprav v živo. Tudi telefonski klici omogočajo večjo gostoto izmenjave informacij skozi tone glasu, hitrost govora ali pavze v pogovoru.

Razprave v živo tudi učinkoviteje gradijo odnose. Ko zavijate z očmi ali skomignete z rameni, nekomu zaupate svoja čustva ali svojo negotovost. Ko se nagnete naprej, vzpostavite očesni stik, izrazite sočutje ali se skupaj smejite, pokažete svojo pozornost in prisotnost z nekom.

Zato se oglasite v pisarni, pokličite nekoga na vaši video platformi ali dvignite telefon, da rešite težave.

#3 – Investirajte čas

Če čas preživljate s pregledovanjem elektronske pošte, ste v dobri družbi. Večina ljudi (40 %) je porabila dve do tri ure na dan za preverjanje elektronske pošte. Temu je sledilo 33 % ljudi, ki so porabili le eno ali dve uri.

Čas, ki so ga ljudje porabili za preverjanje e-pošte, je delno temeljil na delovni dobi. Tisti z le enim ali dvema letoma delovnih izkušenj so najmanj časa preverjali elektronsko pošto, tisti z najdaljšim stažem pa največ. To bi lahko temeljilo na e-poštnem prometu, ki so ga prejeli, ali na položajih, na katerih so bili. Če ljudje razširijo svoje povezave in vpliv na svojo kariero, so morda v več komunikacijskih ali e-poštnih zankah, kar zahteva njihov čas in pozornost.

Očitno je težko počistiti e-poštni nabiralnik. Kljub temu, da 69 % ljudi porabi eno do tri ure za razvrščanje in brisanje e-poštnih sporočil vsak teden, jih je le 38 % že kdaj okusilo »prejeto nič« brez e-poštnih sporočil v čakalni vrsti.

Učinkovito komuniciranje zahteva čas, vendar je tudi vredno truda. Voditelji, ki so prisoten in dostopen ponavadi tisti, ki jim bolj zaupajo. In kolegi, ki so odzivni in dobro sledijo, so tisti, s katerimi ljudje raje delajo. Navade, zaradi katerih ste bolj dostopni in odzivni, zmanjšajo pristranskost glede bližine in povečajo vašo verodostojnost.

Zato preglejte e-poštna sporočila in hitro odgovorite na tista, ki so enostavna ali na katera vas ljudje čakajo, da bi nadaljevali svoje delo. Nato dajte prednost e-poštnim sporočilom, ki so pomembna, vendar bodo zahtevala več vašega časa ali koncentracije. In jih združite v skupine, da lahko nastavite časovne bloke za odziv, ko imate osredotočeno obdobje.

#4 – Bodite odzivni

Pričakovanja glede odzivnega časa e-pošte so se povečala, saj večina ljudi želi odgovor na e-pošto v nekaj urah:

• 1–2 uri, 19 %
• 3–6 uri, 39 %
• 7–12 uri, 32 %
• 13–23 uri, 7 %
• 24 ur in več, 3 %

Poleg tega ljudje pogosto odgovarjajo na e-pošto izven delovnega časa – 84 % jih pravi, da preverjajo delovne predale izven delovnega časa. Na vprašanje, kako pogosto preverjajo e-pošto, jih je 49 % odgovorilo, da e-pošto preverjajo vsakih nekaj ur, 20 % vsako uro in 24 % enkrat na dan.

Vaša najboljša možnost je, da preverjate e-pošto s hitrostjo, ki ustreza vašim delovnim zahtevam in vašemu slogu. Če ste v vlogi, ki zahteva takojšnje spremljanje, boste očitno želeli pogosteje preverjati. Lahko pa razmislite tudi o svojih željah glede meja.

Za nekatere ljudi bolj redno preverjanje dejansko razbremeni stres – opravijo stvari in jih umaknejo s krožnikov ter jim ponudijo zadovoljstvo. Za druge ljudi bo morda bolje, če čez dan nastavite časovne zabojnike, ko se lahko posvetite vsem e-poštnim sporočilom hkrati.

Meje lahko postavite tudi s sodelavci. Bodite pregledni glede tega, kako želite prejemati sporočila, kako pogosto boste preverjali in kaj lahko ljudje pričakujejo v smislu vašega spremljanja. Če ste odprti glede svojih pristopov k delu, lahko pomagate tako vi kot vaši sodelavci, da ste bolj učinkoviti – da veste, kaj lahko pričakujete drug od drugega.

Ravnovesje

Vaša poklicna verodostojnost temelji na številnih dejavnikih, vendar so spremljanje, spremljanje in odlična komunikacija na vrhu seznama glede tega, kako vas bodo ljudje cenili, se naučili računati na vas in želeli delati z vami.

Postavite si zdrave meje, vendar upoštevajte tudi, kaj soigralci potrebujejo od vas, da bi bili uspešni. Uravnoteženje vaših potreb in potreb drugih prispeva k vašemu uspehu, pa tudi k vaši sreči in izpolnjenosti.