Upravljanje porabe vs. Nabava ERP

GEP in Supply Chain Resource Cooperative z Državne univerze Severne Karoline (NCSU) sta anketirala strokovnjake za dobavno verigo, nabavo in IT v različnih panogah, da bi pridobila vpogled v njihove prednostne naloge in strategije glede odpornosti in optimizacije dobavne verige. Rezultati raziskave kažejo na vrsto neusklajenosti, kjer lahko vrzeli v procesu, tehnologiji in pretoku informacij ovirajo produktivnost in optimizacijo. Od anketiranih strokovnjakov jih je 59 % videlo vrzel med nabavo/nabavo in dobavno verigo kot velik prekinitev in najbolj perečo bolečino.

Vendar se je izkazalo, da je vizijo resnično integrirane dobavne verige težko uresničiti. Omrežja dobavne verige več podjetij (MSCN) so ključna tehnologija za izboljšano sodelovanje v razširjeni dobavni verigi. MSCN je sodelovalna rešitev za procese dobavne verige, zgrajena na javnem oblaku – arhitektura mnogo proti mnogo – ki podpira skupnost trgovinskih partnerjev in vire podatkov tretjih oseb. Rešitve MSCN zagotavljajo vidnost dobavne verige, omrežne aplikacije in omrežno analitiko v razširjeni dobavni verigi.

Omrežja imajo značilne prednosti, ko gre za vključitev dobaviteljev, komunikacijo, upravljanje partnerjev in možnost zagotavljanja edinstvene analitike. Večje kot je število udeležencev industrije v omrežju, boljša je rešitev.

Rešitve za upravljanje porabe izkoristijo omrežje

Trg MSCN je sestavljen iz različnih vrst rešitev. Ena vrsta rešitve je upravljanje poslovne porabe. Med ključnimi dobavitelji upravljanja porabe so GEP, Coupa in Jaggaer.

Po definiciji ARC je MSCN, ko se rešitev za upravljanje poslovne porabe uporablja za neposredno naročanje. Posredni materiali se ne štejejo za pomembne za upravljanje dobavne verige. Pri nabavi so težave, povezane z neposrednimi materiali, pomembnejše in težje od zapletov, ki obdajajo posredne materiale. Neposredni material je surovina, komponenta ali sklop, ki se uporablja neposredno v proizvodnem procesu.

Aplikacije za javna naročila, ki se nahajajo v ERP, in rešitve za upravljanje poslovne porabe delajo zelo podobne stvari. Na primer, ena od ključnih odločitev, ki jih mora sprejeti proizvajalec, je, ali mora še naprej kupovati blago od enega od svojih dobaviteljev. Tako rešitve za upravljanje nabave kot za upravljanje porabe, ki temeljijo na ERP, imajo glavne podatke dobavitelja. Ti podatki bi vključevali stvari, kot so ime podjetja, naslov sedeža, kje se nahajajo tovarne, ali je podjetje v manjšinski lasti, ali je podjetje finančno trdno in ali je zakonito trgovati s podjetjem.

Na najpreprostejši ravni lahko kupec vpraša dobavitelja, ali so informacije, ki jih ima, še vedno posodobljene. Ali ste na primer še vedno v manjšinski lasti? Če podatki niso ažurni, se lahko kupec odloči, da ne bo posloval z dobaviteljem, dokler podatki niso posodobljeni in preverjeni.

Rešitve za nabavo so pogosto posodobljene z informacijami o nakupu. Na primer, Dun & Bradstreet (D&B) objavlja poročila o boniteti podjetij. Podobno ponuja Descartes rešitev, imenovano Denied Party Screening. Pregled zavrnjenih strank ponuja seznam podjetij, s katerimi je nezakonito poslovati.

Obe rešitvi za nabavo podjetij ERP, kot je OracleORCL
ali Infor – ali rešitve za upravljanje poslovne porabe – lahko pomagajo podjetjem pri uveljavljanju teh odločitev o nabavi dobaviteljev. Te rešitve podjetjem omogočajo uvoz virov informacij tretjih oseb v realnem času iz organizacij, ki spremljajo stvari, na primer, ali je dobavitelj v manjšinski lasti, zaposluje otroke ali ima v svojih tovarnah nevarne delovne pogoje. Nekatere informacije – na primer o tem, ali je družba v manjšinski lasti – se posodobijo enkrat letno. Toda veliko informacij o dobaviteljih je treba ažurirati večkrat na leto.

Kaj pa, če podjetje ne bi smelo poslovati s problematičnimi dobavitelji? Ta dobavitelj se lahko postavi na "čakanje". Obstaja več vrst zadrževanja, vendar v Oraclu nastavitev 'Zadrži vse nove nabavne dokumente' onemogoči sprostitev vseh novih nabavnih naročil na spletno mesto določenega dobavitelja. Podobno je pri rešitvah za upravljanje porabe naročilo mogoče ustaviti, če informacije niso posodobljene. Oracle, Coupa in drugi ponujajo prilagojene vprašalnike, ki omogočajo zbiranje informacij o skrbnem pregledu prek ankete dobaviteljev. Te informacije lahko nato samodejno stečejo v glavni dobavitelj dobavitelja.

Tako je v smislu posodabljanja podatkov o dobavitelju in nato uveljavitve odločitve o nesodelovanju z dobaviteljem funkcionalnost podobna. Kaj je tako pomembno pri omrežju?

PO je oporišče za rešitve za upravljanje porabe

Pri rešitvah za upravljanje porabe naročilnica vodi plačilo prodajalcu za upravljanje porabe. Medtem ko se naročilo naročila sproži v sistemu ERP, se te naročila preusmerijo prek platforme za upravljanje porabe. Ko upravljanje porabe pošlje naročilnico dobavitelju, ta sproži majhno plačilno transakcijo za ponudnika programske opreme za upravljanje porabe. Če želi prodajalec za upravljanje porabe prejeti plačilo, je bolje, da račun vsebuje točne podatke o dobavitelju. Prodajalci upravljanja porabe so tako spodbujeni, da pomagajo ohranjati točnost kritičnih podatkov o dobaviteljih svojih strank.

Alex Zhong, direktor produktnega trženja pri GEP, trdi, da se funkcija nakupnega naročila (PO) ne bi smela izvajati zunaj enotne platforme: »Kupec lahko pošlje naročilo dobavitelju, vendar ne more deliti vidnosti posodobljenega status naročila, spreminjanje dejavnosti naročila ter logistiko in informacije o plačilu v upravljanem, vodenem procesu med strankami v več podjetjih, nobeden ne bo imel vpogleda v dogajanje na terenu. To bo skoraj zagotovo privedlo do dolgih časovnih ciklov pri izpolnjevanju naročil, nezmožnosti obojega za načrtovanje proizvodnje, pomanjkanja zalog ali motenj pri dobavi zaradi zamud in/ali visokih varnostnih zalog in stroškov zaradi slabega upravljanja naročil za dobavo. V motečem okolju se ta vprašanja še povečajo, kar vpliva na odpornost.«

Skrbni pregled dobavitelja

Ko kupci sodelujejo z neposrednimi dobavitelji materiala, si prizadevajo opraviti skrbni pregled. Ustvarijo zahtevo za ponudbo (RFP) in zahtevajo vse vrste informacij: ali je vaše podjetje v manjšinski lasti? Kakšen je ogljični odtis, povezan z izdelki, ki jih dobavljate? Ali ste finančno sposobni? Postavljajo se tudi mnoga, mnoga druga vprašanja. Vsak kupec bo zahteval različne informacije, vendar je veliko stvari, ki jih kupci želijo izvedeti, enakih. Ena od slabosti poslovanja sta čas in trud, ki sta vložena v izpolnjevanje RFP.

Če pa je potencialni kupec v omrežju, ima pri omrežni rešitvi dostop do mnogih stvari, ki jih želi vedeti. Trud, ki ga mora dobavitelj vložiti v ustvarjanje RFP, je močno olajšan. Večje kot je omrežje, večja je verjetnost, da bo potencialni kupec v omrežju z dobaviteljem.

Mreža GEP ima 5 milijonov aktivnih dobaviteljev in opravi več kot 10 milijonov transakcij ter porabi 300 milijard USD na letni ravni. GEP ocenjuje, da je približno 35 odstotkov porabe neposrednih.

Potem je tu še Jaggaer. Omrežje Jaggaer ima 1800 kupcev, ki jih oskrbuje 5 milijonov dobaviteljev. Zajetih je 550 milijard dolarjev letne porabe, od tega je približno 30 odstotkov neposredne porabe.

Omrežje Coupa vključuje 8 milijonov dobaviteljev, več kot 2500 strank. To predstavlja 3.6 bilijona dolarjev porabe pod upravljanjem. Znesek te porabe, ki je neposredni material, ni bil javno objavljen.

PO je ključna točka za rešitve upravljanja porabe

Pri rešitvah za upravljanje porabe naročilnica vodi plačilo prodajalcu za upravljanje porabe. Medtem ko se naročilo naročila sproži v sistemu ERP, se te naročila preusmerijo prek platforme za upravljanje porabe. Ko upravljanje porabe pošlje naročilnico dobavitelju, ta sproži majhno plačilno transakcijo za ponudnika programske opreme za upravljanje porabe. Če želi prodajalec za upravljanje porabe prejeti plačilo, je bolje, da račun vsebuje točne podatke o dobavitelju. Prodajalci upravljanja porabe so tako spodbujeni, da pomagajo ohranjati točnost kritičnih podatkov o dobaviteljih svojih strank.

Alex Zhong, direktor trženja izdelkov pri GEP, trdi da se funkcija nakupnega naročila (PO) ne bi smela izvajati zunaj enotne platforme: »Kupec lahko dobavitelju pošlje naročilo, vendar ne more deliti vidnosti posodobljenega statusa naročila, spreminjati dejavnosti naročila ter logistike in podatkov o plačilu v upravljan, voden proces med strankami v več podjetjih, nobena ne bo imela vpogleda v dogajanje na terenu. To bo skoraj zagotovo privedlo do dolgih časovnih ciklov pri izpolnjevanju naročil, nezmožnosti obojega za načrtovanje proizvodnje, pomanjkanja zalog ali motenj pri dobavi zaradi zamud in/ali visokih varnostnih zalog in stroškov zaradi slabega upravljanja naročil za dobavo. V motečem okolju se ta vprašanja še povečajo, kar vpliva na odpornost.«

Omrežja in viri

Če želijo podjetja sodelovati z novimi dobavitelji, lahko omrežne rešitve pomagajo prepoznati možna podjetja na prodajni strani, s katerimi lahko sodelujejo. To zmožnost iskanja potencialnih novih partnerjev pri nabavi je nekaj, kar cenijo tako udeleženci na strani nakupa kot na strani prodaje v omrežju.

Vendar je iskanje posrednih dobaviteljev v omrežju veliko lažje kot neposrednih dobaviteljev. Storitve čiščenja pisarn so na primer kategorija z veliko udeleženci. Nasprotno pa je lahko del, uporabljen v proizvodnem procesu, izdelan po meri za tega proizvajalca. Ustvarjanje skupine enakovrednih dobaviteljev ni tako preprosto kot brskanje po katalogu.

Pogosto bo potrebna tudi logika, ki razčleni kosovnico in nato zajame tehnične specifikacije, ki se lahko uporabijo za iskanje dobaviteljev v omrežju. Te funkcije nimajo vsi ponudniki rešitev za upravljanje porabe. Toda Jim Bureau, izvršni direktor podjetja Jaggaer, pravi, da jih imajo. Nabava je še bolj zapletena v predelovalnih panogah, kjer podjetja uporabljajo recepte in ne kosovnic. »Delamo v farmacevtski in kemični industriji, je pojasnil gospod Bureau. »Če izdelujete nove izdelke v teh panogah, morate biti sposobni iskati material po strukturi kemičnih spojin. To kemikom omogoča, da na molekularni ravni povedo, kaj poskušajo pridobiti."

Omrežja in primerjalna analiza

Podjetja si prizadevajo primerjati svojo uspešnost s podobnimi. Mreža za upravljanje poslovne porabe ustvarja ogromne količine podatkov. Ti podatki se lahko uporabijo za pomoč oddelkom za nabavo pri primerjanju njihove uspešnosti. Če je omrežje zgrajeno z ustreznimi dovoljenji njihovih najemnikov za uporabo njihovih zaupnih podatkov za določene namene, ki ne posegajo v lastniške podatke. Pri Coupa so strokovnjaki za javna naročila Coupi dali dovoljenje za združevanje in anonimiziranje njihovih podatkov za analitiko. Coupa temu pravi inteligenca skupnosti. Kupci Coupa lahko dobijo podatke primerjalne analize, vendar vedo, da podatki, povezani s tem, kar so kupili – vključno s ceno, ki so jo plačali, in dobavitelji, s katerimi sodelujejo – ne bodo posredovani drugim.

Coupa ima na primer metriko, imenovano »Stopnja zaključka ocene upravljanja tveganja«, ki določa odstotek vprašalnikov o tveganjih, ki so jih izpolnili dobavitelji podjetja. Pri najuspešnejših nabavnih organizacijah te vprašalnike izpolni 86.2 % dobaviteljev. Da so meritve primerjalne analize veljavne, morajo temeljiti na velikem vzorcu. Z 2500 nakupovalnimi organizacijami v omrežju so te meritve očitno statistično pomembne.

Coupa ima izdelek, imenovan Risk Aware, ki uporablja inteligenco skupnosti za pomoč pri oceni tveganja, povezanega z delom s stranko. Rešitev temelji na podatkih tretjih oseb o tveganju – kreditnih ocenah, pravnih vlogah, vladnih podatkih itd. Vendar so ti podatki povezani s podatki o transakcijah skupnosti, da se ustvari ocena tveganja.

Financiranje dobavne verige

Zdi se, da je recesija neizbežna. V času recesije poskušajo podjetja zaščititi svoj denarni tok tako, da počasneje plačujejo svojim dobaviteljem. To je lahko kontraproduktivno. Manjšega dobavitelja lahko izloči iz poslovanja. Ponudniki upravljanja poslovne porabe lahko izkoristijo omrežne podatke, da pomagajo dobaviteljem zagotoviti boljše možnosti financiranja.

Če dobaviteljeva ocena tveganja narašča (ki je delno določena z obveščevalnimi podatki skupnosti) in je pomemben dobavitelj, se lahko kupec strinja, da bo podjetju takoj plačal, če ima lahko popust. Za mala podjetja je denarni tok pogosto pomembnejši od marže.

Finančne institucije so v preteklosti ponujale programe financiranja dobavne verige, vendar pogosto samo vrhunskim dobaviteljem, ne pa malim in srednje velikim podjetjem, ki jih najbolj potrebujejo. Vendar imajo javne platforme v oblaku vidnost nakupnih transakcij med kupci in dobavitelji. Platformo je mogoče uporabiti za dokazovanje banki, da ima dobavitelj račun in bo tako na koncu plačan. Banka lahko nato ponudi posel faktoringa. Pri faktoringu podjetje proda svoje terjatve (tj. račune) tretji osebi – pogosto banki – s popustom. Podatki o transakcijah v omrežju lahko pospešijo te faktorske posle, hkrati pa bankam zagotovijo večje zagotovilo, kar lahko zmanjša popust, ki ga mora plačati dobavitelj.

Končna thoughts

Navsezadnje, ko se podjetja odločajo med tradicionalno rešitvijo za naročanje ERP in rešitvijo za upravljanje poslovne porabe, so globina funkcionalnosti, način integracije rešitve z ostalimi njihovimi poslovnimi aplikacijami in stroški rešitve ključni dejavniki. Kljub temu imajo omrežne rešitve nekaj izrazitih prednosti.