Za učinkovito komunikacijo je ton (presenečenje!) najpomembnejši: 5 strategij za učinkovitost

Veste, da je komunikacija ključnega pomena za vašo verodostojnost in učinkovitost, toda kot pri mnogih stvareh v zadnjih nekaj letih se je njena pomembnost povečala in njena narava se je spremenila. S hibridnim in oddaljenim delom ustvarja razdalja potrebo po komuniciranju na nove načine in z večjim poudarkom na pisanju in asinhronih pristopih.

Zanimivo, komunikacija prispeva k duševnemu zdravju, vključenost, zaupanje, zadrževanje in kultura. In en element komunikacije izstopa: ton. Kako je vaše sporočilo oblikovano in kako ga dojemajo prejemniki, lahko bistveno vpliva na vaš in njihov uspeh.

Komunikacija zmanjšuje razdaljo

Nove priložnosti za delo stran od pisarne, z oddaljenih lokacij in na daljavo so izpostavili vplive komunikacije. Po novih podatkih iz Grammarly in Harrisova anketa82 % delavcev znanja pravi, da delo na daljavo povečuje potrebo po boljšem komuniciranju.

Poleg tega se ljudje trudijo ostati povezani s sodelavci in 45 % zaposlenih pravi, da so njihove osebne povezave zaradi hibridnega dela prizadete. Ta izkušnja se razlikuje glede na generacijo, pri čemer 59 % generacije Z, 48 % milenijcev, 45 % generacije X in 28 % generacij Baby Boom pravi enako.

Povsem 62 % delavcev pravi, da so boljše komunikacijske sposobnosti potrebne za negovanje raznolikosti in vključenosti. To še posebej velja za 75 % delavcev, ki se identificirajo kot nevrodivergentni – ki poročajo, da je neučinkovita komunikacija ovira za vključitev, medtem ko se le 64 % nevrotipičnih anketirancev strinja. In 77 % tistih, ki jim je angleščina drugi jezik (ESL), poroča, da je neučinkovita komunikacija ovira v primerjavi z 68 % tistih, ki jim je angleščina njihov primarni jezik.

Toda odlična komunikacija ustvarja tudi pozitivno delovno izkušnjo, pri čemer 52 % delavcev pravi, da asinhrona komunikacija naredi njihovo delo bolj prilagodljivo, 42 % jih poroča, da so bolj produktivni, 34 % pa pravi, da čutijo večji občutek vključenosti. Poleg tega je učinkovita komunikacija razlog za večje zadovoljstvo pri delu za 56 % anketirancev in izboljšanje odnosov s sodelavci za 54 %.

Ton in samozavest

Za učinkovito komunikacijo je veliko dejavnikov – od vsebine in tona do empatije, načina in platforme – vendar se zdi, da je ton še posebej kritičen. Pravzaprav 53 % delavcev znanja pravi, da je ton pomembnejši od vsebine komunikacije. Toda 71 % jih ima težave z izbiro pravih besed, da ne bi užalili drugih, 56 % pa jih ni prepričanih, da bodo našli pravi ton za svojo komunikacijo.

Tone pomembno vpliva na to, kako dobro ljudje sodelujejo. Če ima komunikacija pozitiven ton,

• 62 % se jih odzove hitreje
• 57 % se bolj odziva na prihodnje zahteve
• 48 % obravnava skrb ali delo opravi bolj kakovostno
• In 59 % pošiljatelja dojema bolj pozitivno

Za tiste, ki so v različnih pisarnah v ZDA ali v različnih pisarnah zunaj ZDA ali so popolnoma oddaljeni, se vsak od teh odstotkov poveča med 3 % in 11 %.

Ustvarjanje pravega tona

Iskanje pravega tona je občutljiv proces in fina mešanica različnih elementov komunikacije. Tukaj je opisano, kako doseči pravo ravnotežje.

#1 – Bodite poslovni, a prijazni

Eden od prvih načinov, kako najti pravi ton, je biti poslovna, a tudi prijazna. Ta pristop boste morali izpopolniti glede na svojo kulturo in vlogo, a na splošno ljudje bolj cenijo pozdrav, kot da bi se potopili neposredno v vašo vsebino. In komentar, kot je "Upam, da si dobro" ali a kratka potrditev vremena ali letnega časa lahko zagotovi pozitivno vzletno stezo za poslovno izmenjavo.

Boste želeli biti kratki in še posebej uporabiti to taktiko v prvem sporočilu, ki odpre zadevo. Potem pa se boste želeli osredotočiti na tekoči posel, ne da bi bili preveč formalni. Primerjajte svojo najboljšo komunikacijo s poslovno priložnostno garderobo, v kateri se ne pojavljate v trenirkah, a tudi ne v tridelni obleki. Osredotočeni ste na rezultate, ki jih morate doseči, vendar s pozitivnim glasom.

#2 – Bodite samozavestni, a ne arogantni

V vaši komunikaciji boste najbolj učinkoviti, če boste uravnotežili zaupanje s ponižnostjo. Bodite jasni in imejte svoje stališče, vendar tudi prosite za prispevek, ko je to primerno. S svojim tonom dajte pošiljatelju vedeti, da imate svoje poglede, vendar tudi cenite njihove, saj veste, da nimate vseh odgovorov.

#3 – Bodite jedrnati, vendar ne osorni

V poslovni komunikaciji boste želeli preiti na bistvo, vendar se izogibajte kratkih ali ostrim besedam. Zagotovite kontekst in ne predvidevajte, da ljudje poznajo ozadje vaše komunikacije – razen če ste prepričani, da poznajo. Uredite svoje sporočilo, preden ga pošljete, tako da zagotovite dovolj podrobnosti, ne da bi preobremenili bralca.

Prav tako jasno povejte, kaj zahtevate. Razmislite o tem, da bi na začetku svojega sporočila prešli na bistvo in nato v zadnjem delu sporočila navedli več podrobnosti ali ozadja.

Včasih je tisto, česar ne vključite, enako pomembno kot to, kar počnete – zato bodite izbirčni glede tega, kar poveste, in vključite najbolj kritične elemente vsebine. Poleg tega ne pretiravajte s pisano besedo. Če pisno sporočilo traja več kot pet minut za branje, vključuje več kot pet točk ali zahteva več kot pet udarcev, je verjetno boljši kot hiter klic ali ustna izmenjava mnenj.

#4 – Bodite prepričljivi, a ne čustveni

Ko vas neka tema zanima ali če ste jezni ali razočarani, bodite še posebej previdni pri svojem odzivu. Ko bo situacija prava, boste želeli biti prepričljivi pri zagovarjanju nečesa, vendar izogibajte se obrambi, čustvenosti ali jezi v tvojem tonu. Če se počutite še posebej napolnjene, lahko razmislite o tem, da počakate nekaj ur, preden pritisnete gumb za pošiljanje, ali celo zaspite, preden začnete beležko.

#5 – Bodite pristni, a ne nepazljivi

Predvsem pa boste želeli biti v komunikaciji sami – hkrati pa ste pozorni na to, kaj bo najbolj vplivalo na prejemnika(-e) vaše komunikacije. Za nekoga, ki zelo temelji na podatkih, boste želeli predstaviti dokaze, za nekoga bolj občutljivega pa boste morda preživeli dodaten stavek na vrsti za ogrevanje. Vendar ne pretiravajte in naredite zagotovite, da ste pristni. Razmislite, kako bo vaša komunikacija sprejeta in kako prejemnik najbolj rad sliši in najbolje razume informacije.

To je čudež

Odlična komunikacija lahko gradi odnose in povečali svojo verodostojnost, vendar se soočate s številnimi ovirami. Uporabite besedo, ki jo nekdo drug razlaga negativno. Nameravate ton, ki ga prejemnik napačno prebere. Odlašate z odgovorom in vaš kolega naredi napačne predpostavke o tem, zakaj ste to storili. In pri pisni komunikaciji vam manjkajo vsi namigi in namigi, ki so neverbalni. Pravi čudež je, da sploh lahko komuniciramo, ko razmišljate o ovirah.

Ampak namerno pomaga. Če si vzamete čas za dobro komunikacijo, upoštevate svoje občinstvo in tudi ponovno preberete in uredite, boste izkoristili prednosti.

Poleg tega lahko, ko ste prejemnik sporočila, dvomite tudi pošiljatelja – če poznate ovire, lahko pogledate dlje od dobesednih besed in poslušate pozitivne namene.

Namen ni enak vplivu

Slišali ste, da namen ni enak vplivu, kar še posebej velja za pisno komunikacijo, asinhrono komunikacijo in komunikacijo na daljavo. Toda vredno se je potruditi, da boste lahko zgradili odnose, razvili svojo verodostojnost in sijajno uspeli pri svojem delu.