Kaos v hiši: upravljanje zapletenosti na delovnem mestu

V prejšnji članek, sem govoril o tem, kako kompleksnost delovnega mesta in preobremenjenost delujeta kot val odpora, ki pritiska na vsa prizadevanja vodij, da bi organizacijo premaknili naprej. In pojasnil, kako se lahko sčasoma razvije v cunami, ki preplavi in ​​utopi delovno silo.

Ko se to zgodi, se uspešnost poslabša, saj postanejo vodje bolj razočarani in dezorientirani. Bolj moteče je, kako se morala delovne sile slabša in delavci začnejo razmišljati o svojih možnostih, kot da bi skočili z ladje. Popraviti to situacijo je v najboljšem primeru težko, v mnogih primerih pa je povsem nemogoče brez novega vodstva.

O delovnem mestu in njegovem vplivu na delovno silo je bilo opravljenega veliko znanstvenega dela. Tukaj je nekaj točk, ki jih boste znova in znova našli:

• Kompleksnost delovnega mesta in preobremenjenost sta v porastu in neposredno vplivata na uspešnost organizacije.
• Sčasoma kaotično delovno mesto ne bo le poslabšalo uspešnosti organizacije, ampak bo očrnilo tudi kulturo organizacije.

Pokojni Peter Drucker, ki ga je razglasil za vodstvenega guruja stoletja The New York Times, nas je večkrat spomnil: "Kaos je priložnost, ne grožnja." To prepričanje je hvalil v svoji več kot petdesetletni karieri svetovalca za poslovodstvo. Verjel je, da je spreminjanje kaosa v priložnost znak velikega vodje.

Vedno znova je dokazoval, da je tako. Toda ali se stvari spreminjajo? Je trenutna sprememba paradigme drugačna? Ali je mogoče kaos spremeniti v priložnost, ker je zaradi širjenja tehnologije delovno mesto vse bolj zapleteno okolje za opravljanje stvari?

Do neke mere se v vseh podjetjih znajde določena stopnja kaosa, ki pa je običajno obvladljiva. Upam si trditi, da je vodenje v kaotičnem okolju danes bolj razširjeno kot kdaj koli prej. Kar vodije najbolj skrbi, je to, da vpliva na človeški duh. Danes je spopadanje s kaosom na delovnem mestu veliko težje kot nekoč, vendar je bilo veliko bolj potrebno. Mislim, da ima Drucker prav. Veliki voditelji se bodo dvignili nad boj in kaos spremenili v priložnost za pridobitev konkurenčne prednosti. Na kar se lahko zanesete!

Ko na delovnem mestu postane kaotično, je običajno v igri veliko dejavnikov in nobeden ne prispeva bolj kot sam obseg delovnega toka. Preobremenjenost z delom je neposredna posledica preobilice delovnega toka. Ko obseg delovnega toka preseže človeško zmožnost obvladovanja, se prikrade kaos.

Velika študija, ki pojasnjuje, kako lahko obseg delovnega toka sam po sebi povzroči kaos na delovnem mestu, je bila objavljena v Revija za organizacijsko vedenje leta 2020. Z naslovom “Dinamični vzorci toka na delovnem mestu,« je zaključila naslednje:

1. Tok na delovnem mestu predstavlja visoko stopnjo spremenljivk posameznika (ki se nanašajo na samega sebe), ki so označene kot kaotične v 75 odstotkih preučevanih primerov.
2. Visoke stopnje pretoka so povezane s kaosom.
3. Različne ravni izkušnje toka, ki jih vidimo kot spajanje dejanj, zavedanja, starosti in vrste dela, so povezane s pojavom različnih, pogosto neželenih vzorcev (npr. kaotični, naključni).

Ta študija, tako kot mnoge druge o delovnem mestu in dinamiki delovne sile, ne pušča dvoma, da je sam obseg delovnega toka dovolj, da delovno mesto spremeni v kaos. Zaradi tega se voditelji počutijo preobremenjeni, ko poskušajo držati korak. Študija je tudi pokazala, da dlje kot traja kaos na delovnem mestu, bolj se slabša uspešnost.

Višji direktor stranke zdravstvenega varstva, ki je imel veliko težav pri pridobivanju nadzora nad usmerjanjem organizacijske uspešnosti, je morda najbolje povedal, ko je izjavil: "V hiši imamo kaos!" To je začetek konca za mnoge voditelje, kar se je zgodilo s tem voditeljem. Ponovna pridobitev nadzora nad kaotičnim delovnim okoljem običajno zahteva, da organizacija zamenja trenutno vodstvo.

Med razpravo o tem, kako širjenje tehnologije prispeva k kaosu na delovnem mestu s pokojnim Petom Bradshawom, predsednikom Organitional Consultants Inc., profesorjem na Fakulteti za organizacijski management na Univerzi v Severni Karolini in pomožnim svetovalcem našega podjetja, je povedal: Glavni vzrok današnjega kaotičnega delovnega okolja je preobremenjenost z delom. Vodstvo uporablja tehnologijo kot orožje za zmanjšanje števila zaposlenih, ki je v veliki meri odgovorno za povečanje delovne obremenitve. Sčasoma postanejo zaposleni manj pozorni, manj angažirani in manj produktivni, kar povzroči slabo organizacijsko uspešnost.«

Tudi sam sem bil priča voditeljem, ki so uporabljali tehnologijo, da bi upravičili sklepanje o omejenih virih, misleč, da bo le ta omogočila organizaciji narediti več z manj. Redno ocenjevanje donosnosti človeškega kapitala in izvajanje ustreznih prilagoditev je dobro in potrebno. Vendar pa, ko vodje stiskajo delovno silo, le spoznajo, da se obseg dela sorazmerno poveča za preostale delavce.

Odnos "narediti več z manj" je dejstvo organizacijskega življenja. Vendar ne bodite slepi pred dejstvom, da obstaja meja, nad katero organizacija popolnoma preneha delovati, in ne glede na to, koliko tehnologije je naloženo, da bi rešili situacijo – to samo poslabša stvari!

Medtem ko val odpora, ki ga ustvarja širjenje tehnologije, še naprej najeda bistvo organizacijskega življenja, morajo vodje najti rešitve, ki poenostavljajo in ne zapletajo dinamike delovnega mesta in delovne sile. To pomeni spreminjanje razmišljanja in dela voditeljev – nikoli ni enostavno!